Manifest là gì? Cách khai báo hàng hóa để thông quan nhanh

Đăng vào bởi
manifest-la-gi?

Trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, đặc biệt là khi gửi hàng quốc tế sang Mỹ, Úc, Canada hay các quốc gia khác, cụm từ manifest chắc chắn không còn xa lạ với những ai đang kinh doanh hoặc gửi hàng cho người thân. Tuy nhiên, nếu bạn là người mới bước chân vào ngành hoặc chỉ đơn giản muốn tìm hiểu để gửi hàng suôn sẻ, bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ manifest là gì, tại sao nó quan trọng, và cách khai manifest đúng chuẩn để tránh rắc rối. Với văn phong dễ hiểu và thông tin chi tiết, hãy cùng khám phá nhé!

Manifest Là Gì?

Manifest, hay còn gọi là bản kê khai hàng hóa, là một tài liệu quan trọng trong quy trình xuất nhập khẩu. Đây là hệ thống tiếp nhận thông tin chi tiết về lô hàng, bao gồm các chứng từ liên quan, được sử dụng để thông quan khi hàng hóa được vận chuyển bằng đường biển, đường hàng không, đường sắt hoặc đường bộ. Nói một cách đơn giản, manifest giống như một “tấm vé thông hành” để hải quan kiểm tra và xác nhận hàng hóa của bạn trước khi chúng được phép nhập hoặc xuất khỏi một quốc gia.

Khi lô hàng đến cảng hoặc sân bay, các hãng tàu hoặc công ty giao nhận (forwarder) sẽ nhận được thông báo hàng đến (Arrival Notice – A/N). Lúc này, manifest sẽ được khai báo với hải quan, cung cấp thông tin chi tiết như:

  • Số vận đơn (Bill of Lading – B/L).
  • Tên hàng, số lượng, trọng lượng, thể tích.
  • Thông tin người gửi (shipper) và người nhận (consignee).
  • Ngày tàu chạy, ngày phát hành vận đơn.
  • Cảng xếp hàng, cảng dỡ hàng, và điểm đến cuối cùng.

Những thông tin này phải trùng khớp hoàn toàn với dữ liệu thực tế của lô hàng. Nếu có sai sót, hàng hóa có thể bị giữ lại cảng, gây tốn kém thời gian và chi phí.

Tại Sao Manifest Quan Trọng?

Manifest đóng vai trò như một “bản đồ” giúp hải quan quản lý và kiểm soát hàng hóa. Dưới đây là một số lý do vì sao việc khai manifest lại quan trọng đến vậy:

  1. Kiểm soát hàng hóa và ngăn chặn buôn lậu: Manifest cung cấp thông tin chi tiết để hải quan kiểm tra, đảm bảo không có hàng cấm hoặc gian lận thương mại.
  2. Đảm bảo thông quan nhanh chóng: Thông tin chính xác trên manifest giúp hàng hóa được thông quan sớm, tránh tình trạng lưu kho gây phát sinh chi phí.
  3. Tính thuế và phí chính xác: Dữ liệu từ manifest là cơ sở để hải quan tính thuế nhập khẩu và các phí liên quan, đảm bảo công bằng cho doanh nghiệp.
  4. Hỗ trợ theo dõi lô hàng: Người gửi và người nhận có thể dựa vào manifest để biết rõ trạng thái và lộ trình của hàng hóa.

Việc hiểu rõ và khai manifest đúng cách sẽ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí, đồng thời đảm bảo hàng hóa đến tay người nhận an toàn.

Manifest Được Khai Khi Nào Và Ở Đâu?

Thời điểm và địa điểm khai manifest phụ thuộc vào quy định của từng quốc gia và phương thức vận chuyển. Dưới đây là những thông tin cơ bản:

Thời Điểm Khai Manifest

  • Tại Việt Nam: Manifest cần được khai trước khi tàu hoặc máy bay cập cảng/sân bay, thường là 1-2 ngày trước khi hàng đến. Điều này giúp hải quan có thời gian kiểm tra và xử lý thông tin.
  • Tại các quốc gia như Mỹ, Úc, Canada: Một số quốc gia yêu cầu khai manifest sớm hơn, ngay sau khi tàu rời cảng xếp hàng (thường trong vòng 12-24 giờ). Ví dụ, Mỹ áp dụng quy định AMS (Automated Manifest System), yêu cầu khai báo trước để ngăn chặn buôn lậu.
  • Hàng không: Đối với vận chuyển bằng đường hàng không, manifest thường được khai ngay sau khi hàng được giao cho hãng bay.

Địa Điểm Khai Manifest

Ở Việt Nam, manifest được khai chủ yếu qua hệ thống E-Manifest (khai báo điện tử) trên:

  • Cổng thông tin một cửa quốc gia.
  • Cổng thông tin điện tử Tổng cục Hải quan.

Các hệ thống này cho phép bạn nộp bản khai manifest trực tuyến, giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính chính xác.

Lưu ý: Nếu bạn làm việc với công ty giao nhận (forwarder), họ có thể hỗ trợ khai manifest thay bạn. Tuy nhiên, bạn vẫn cần cung cấp đầy đủ thông tin để tránh sai sót.

Phân Loại Manifest Trong Xuất Nhập Khẩu

Manifest được chia thành hai loại chính, tùy thuộc vào loại vận đơn được sử dụng:

  1. Manifest cho Master Bill of Lading (MBL): Do hãng tàu khai báo, áp dụng cho các lô hàng vận chuyển trực tiếp không qua công ty giao nhận.
  2. Manifest cho House Bill of Lading (HBL): Do công ty giao nhận (forwarder) khai báo, thường áp dụng cho hàng lẻ (LCL – Less than Container Load) hoặc các lô hàng nhỏ lẻ.

Ví dụ, nếu bạn kinh doanh và gửi một lô hàng lớn (FCL – Full Container Load) trực tiếp qua hãng tàu, manifest sẽ được hãng tàu khai báo dựa trên MBL. Ngược lại, nếu bạn gửi hàng lẻ hoặc hàng nhỏ cho người thân, công ty giao nhận sẽ khai manifest dựa trên HBL.

Thời Điểm Khai Manifest

Thời gian khai manifest phụ thuộc vào quy định của từng quốc gia, nhưng thông thường:

  • Tại Việt Nam: Manifest cần được khai trước khi tàu cập cảng từ 1-2 ngày.
  • Tại một số quốc gia như Mỹ, Nhật Bản, Trung Quốc: Manifest phải được khai ngay sau khi tàu rời cảng xếp hàng (thường trong vòng 12 giờ) để ngăn chặn buôn lậu.

Việc khai manifest đúng thời hạn rất quan trọng. Nếu quá hạn, bạn có thể phải chịu phí chỉnh sửa manifest hoặc bị phạt, tùy thuộc vào quy định của quốc gia nhập khẩu.

Hướng Dẫn Chi Tiết Cách Khai E-Manifest

Hiện nay, Việt Nam đã áp dụng hệ thống E-Manifest (khai manifest điện tử) thông qua Cổng thông tin một cửa quốc gia (https://vnsw.gov.vn/) hoặc Cổng thông tin điện tử Tổng cục Hải quan (https://e-manifest.customs.gov.vn/). Dưới đây là các bước chi tiết để khai E-Manifest, đặc biệt phù hợp cho những ai mới bắt đầu:

Bước 1: Chuẩn Bị Thông Tin Lô Hàng

Trước khi khai manifest, bạn cần chuẩn bị đầy đủ các thông tin sau:

  • Thông tin vận đơn: Số vận đơn, ngày phát hành vận đơn.
  • Thông tin hàng hóa: Tên hàng, số lượng, trọng lượng, thể tích, mã HS (nếu có).
  • Thông tin người gửi và nhận: Tên, địa chỉ, mã số thuế của shipper và consignee.
  • Thông tin vận chuyển: Tên tàu, số hiệu tàu, cảng xếp/dỡ hàng, điểm đến cuối cùng.
  • Chứng từ liên quan: Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), danh sách đóng gói (Packing List), chứng nhận xuất xứ (C/O) nếu cần.

Bước 2: Đăng Nhập Hệ Thống

  • Truy cập Cổng thông tin một cửa quốc gia (https://vnsw.gov.vn/) hoặc Cổng thông tin Tổng cục Hải quan (https://e-manifest.customs.gov.vn/).
  • Đăng nhập bằng tài khoản đã đăng ký. Nếu chưa có tài khoản, bạn cần đăng ký trước và đảm bảo mật khẩu có ít nhất 8 ký tự, bao gồm cả số.

Bước 3: Tải Mẫu Excel và Điền Thông Tin

  • Tải file mẫu Excel từ trang web của Tổng cục Hải quan hoặc Cổng thông tin một cửa quốc gia.
  • Điền thông tin vào các sheet theo hướng dẫn:
    • Declaration List: Chứa dữ liệu chuẩn của hệ thống, không được chỉnh sửa.
    • House Bill of Lading (HBL): Dành cho forwarder khai báo vận đơn gom hàng.
    • Goods Declaration: Khai báo chi tiết hàng hóa (tên, số lượng, trọng lượng…).
    • General Declaration: Khai báo thông tin chung của lô hàng.

Lưu ý: Không được xóa hoặc sửa các ô có sẵn trong file Excel để tránh lỗi hệ thống.

Bước 4: Nộp Bản Khai

  • Sau khi điền đầy đủ thông tin, upload file Excel lên hệ thống.
  • Kiểm tra kỹ thông tin trước khi nhấn “Gửi hồ sơ”. Bạn sẽ cần sử dụng token để xác nhận gửi.

Bước 5: Theo Dõi và Sửa Đổi (Nếu Cần)

  • Sau khi gửi, bạn có thể theo dõi trạng thái hồ sơ trên hệ thống.
  • Nếu cần chỉnh sửa manifest, thực hiện các bước sau:
    1. Truy cập lại hệ thống, chọn mã hồ sơ cần chỉnh sửa.
    2. Chọn “Yêu cầu sửa đổi” và nhập lại thông tin chính xác.
    3. Chuẩn bị các chứng từ bổ sung (như email xác nhận chỉnh sửa từ đại lý xuất khẩu) và nộp cho hải quan.
    4. Chờ hải quan duyệt bản chỉnh sửa.

Lưu ý: Việc chỉnh sửa manifest sau deadline có thể phát sinh phí, vì vậy hãy kiểm tra kỹ trước khi nộp.

Những Sai Sót Thường Gặp Khi Khai Manifest

Dù quy trình khai manifest khá đơn giản, nhưng nhiều người vẫn gặp sai sót do thiếu cẩn thận. Dưới đây là một số lỗi phổ biến:

  1. Khai sai thông tin container: Nhầm lẫn giữa hàng container (FCL) và hàng lẻ (LCL).
  2. Sai thông tin người gửi/nhận: Điền sai tên, địa chỉ hoặc mã số thuế.
  3. Khai sai cảng xếp/dỡ hàng: Nhầm lẫn giữa cảng chuyển tải và cảng đích.
  4. Lỗi chính tả trên vận đơn: Gây khó khăn trong việc đối chiếu thông tin.
  5. Khai thiếu hoặc sai số lượng/trọng lượng: Dẫn đến việc hải quan từ chối thông quan.

Để tránh những lỗi này, hãy kiểm tra kỹ thông tin trước khi nộp và phối hợp chặt chẽ với shipper hoặc forwarder để đảm bảo dữ liệu chính xác.

Lưu Ý Khi Khai Manifest Cho Hàng Gửi Quốc Tế

Đối với những ai gửi hàng sang Mỹ, Úc, Canada, hoặc các quốc gia khác, hãy lưu ý:

  • Thời gian khai manifest: Một số quốc gia yêu cầu khai sớm (trong 12 giờ sau khi tàu rời cảng), đặc biệt là Mỹ và Canada, để ngăn chặn buôn lậu.
  • Hàng hóa đặc biệt: Nếu gửi hàng nguy hiểm (DG – Dangerous Goods), cần khai báo thêm thông tin chi tiết theo quy định của IMO (Tổ chức Hàng hải Quốc tế).
  • Phối hợp với forwarder: Với hàng lẻ (LCL), bạn cần thông báo cho đơn vị consol để được phân quyền khai manifest.
  • Kiểm tra phí chỉnh sửa: Ở Mỹ, Úc, và Canada, phí chỉnh sửa manifest có thể khá cao, vì vậy hãy đảm bảo thông tin chính xác ngay từ đầu.

Lợi Ích Của Việc Khai Manifest Đúng Cách

  • Tiết kiệm thời gian: Hàng hóa được thông quan nhanh chóng, giúp bạn hoặc người thân nhận hàng sớm.
  • Giảm chi phí: Tránh các khoản phí phạt hoặc phí chỉnh sửa manifest.
  • Tăng uy tín kinh doanh: Với những ai kinh doanh, việc thông quan suôn sẻ giúp xây dựng lòng tin với đối tác quốc tế.
  • Đảm bảo an toàn hàng hóa: Thông tin chính xác giúp giảm rủi ro mất mát hoặc hư hỏng.

Kết Luận

Manifest là một bước không thể thiếu trong quy trình xuất nhập khẩu, đặc biệt khi gửi hàng sang Mỹ, Úc, Canada hoặc các quốc gia khác. Việc hiểu rõ manifest là gì và cách khai manifest đúng cách không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn đảm bảo hàng hóa đến tay người nhận một cách an toàn và nhanh chóng. Hãy luôn cẩn thận khi khai báo, kiểm tra kỹ thông tin và phối hợp với các đơn vị vận chuyển uy tín để tránh sai sót.

Nếu bạn đang tìm kiếm một đơn vị logistics đáng tin cậy để hỗ trợ khai manifest hoặc vận chuyển hàng hóa quốc tế, hãy liên hệ với các công ty uy tín như Bamboo Pacific Express để được tư vấn chi tiết. Chúc bạn thành công trong hành trình kinh doanh và gửi hàng quốc tế!

Liên hệ ngay hotline: 0909 530 987 để được tư vấn gửi hàng MIỄN PHÍ

Hoặc nhắn Zalo: 0909 530 987 – Đội ngũ chuyên viên tư vấn 24/7

Vui lòng bật JavaScript trong trình duyệt của bạn để hoàn thành Form này.
Name

 

Tác giả

Mình đang làm trong lĩnh vực xuất nhập khẩu tại Bamboo Pacific Express – đơn vị chuyên gửi hàng đi Mỹ, Úc, Canada, châu Âu.
Nhận gửi hàng cho cả khách lẻ và khách số lượng lớn, hỗ trợ từ A-Z: đóng gói, khai hải quan, vận chuyển nhanh chóng. Đồng hành cùng shop và doanh nghiệp mở rộng giao thương quốc tế với chi phí tối ưu, an toàn và uy tín.

Để lại một bình luận

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *