Khi gửi hàng đi Mỹ, Úc, Canada hay các quốc gia khác, nhất là với mục đích kinh doanh, một trong những giấy tờ quan trọng mà bạn cần chuẩn bị chính là packing list. Vậy packing list là gì? Có khác gì so với invoice? Ai cần làm packing list và làm như thế nào để đúng chuẩn?
Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết này – dù bạn là người mới gửi hàng lần đầu, hay đã kinh doanh xuyên biên giới lâu năm, đây sẽ là thông tin cực kỳ hữu ích.
Packing list là gì?
Packing list, hay còn gọi là phiếu đóng gói, là một loại chứng từ liệt kê chi tiết các mặt hàng có trong kiện hàng. Tài liệu này mô tả từng loại hàng hóa, số lượng, trọng lượng, kích thước, số kiện, cách đóng gói và thông tin người gửi – người nhận.
Packing list thường được đính kèm cùng invoice (hóa đơn thương mại) và vận đơn khi gửi hàng quốc tế. Đối với các đơn hàng gửi đi Mỹ, Úc, Canada,… đặc biệt là hàng thương mại hoặc hàng có số lượng lớn, packing list là tài liệu bắt buộc trong quá trình khai báo hải quan.
Ai cần chuẩn bị packing list?
Bạn cần packing list nếu:
-
Gửi hàng với số lượng lớn đi nước ngoài
-
Gửi hàng để bán, kinh doanh (hàng thương mại)
-
Gửi hàng đi qua đường biển, đường hàng không chính ngạch
-
Gửi các mặt hàng phải khai báo chi tiết như mỹ phẩm, thực phẩm chức năng, điện tử, thời trang số lượng lớn…
Ngay cả khi bạn gửi hàng cho người thân nhưng có nhiều loại mặt hàng khác nhau, hoặc số lượng nhiều, packing list vẫn rất hữu ích để tránh bị giữ lại ở hải quan do thiếu thông tin.
Packing list gồm những nội dung gì?
Một mẫu packing list chuẩn thường bao gồm:
-
Thông tin người gửi – người nhận (họ tên, địa chỉ, số điện thoại)
-
Ngày xuất hàng
-
Số kiện hàng (Số thùng)
-
Trọng lượng mỗi kiện (Gross weight và Net weight)
-
Kích thước kiện hàng
-
Danh sách hàng hóa: Tên sản phẩm, số lượng, đơn vị tính
-
Ghi chú (nếu có): Ví dụ như “Hàng dễ vỡ – Fragile”, “Để dọc – This side up”
Sự khác biệt giữa Packing list và Invoice
Nhiều người thường nhầm lẫn giữa packing list và invoice, nhưng đây là hai loại chứng từ hoàn toàn khác nhau:
| Tiêu chí | Packing List | Invoice (Hóa đơn thương mại) |
|---|---|---|
| Mục đích | Liệt kê chi tiết hàng hóa đóng gói | Xác nhận giá trị hàng hóa để thanh toán và khai báo hải quan |
| Gồm nội dung | Tên hàng, số lượng, đóng gói | Tên hàng, giá tiền, tổng giá trị |
| Dùng cho ai? | Người vận chuyển, hải quan | Người mua – người bán – hải quan |
| Có giá tiền không? | Không có | Có |
Vì sao cần packing list khi gửi hàng đi Úc, Mỹ, Canada?
Khi bạn gửi hàng đi Úc, Mỹ hoặc Canada – dù gửi cá nhân hay cho shop, packing list giúp:
-
Khai báo hải quan nhanh chóng: Nhân viên hải quan sẽ dễ dàng xác định được loại hàng bạn gửi, hạn chế bị giữ lại vì thiếu thông tin.
-
Hạn chế rủi ro thất lạc: Trường hợp mất mát, sai sót khi giao hàng, packing list giúp kiểm tra đối chiếu nhanh chóng.
-
Hỗ trợ quy trình vận chuyển trơn tru: Đặc biệt khi gửi qua đường biển – nơi quy trình kiểm hàng kỹ lưỡng hơn nhiều.
-
Thể hiện sự chuyên nghiệp: Đối với khách hàng mua hàng từ bạn, có packing list sẽ tạo cảm giác bạn là người bán uy tín và bài bản.
Kinh nghiệm thực tế khi làm packing list
-
Liệt kê chi tiết, trung thực: Không nên ghi thiếu hoặc sai số lượng, tên hàng hóa – vì sẽ dễ bị hải quan kiểm tra lại.
-
Không ghi những từ gây nhạy cảm: Tránh ghi “tiền”, “vàng”, “thuốc” nếu không có giấy tờ phù hợp.
-
Gửi bản mềm và bản in: Nên gửi kèm file mềm cho đơn vị vận chuyển, đồng thời in 1 bản dán ngoài thùng hàng.
-
Ghi rõ chú thích nếu có hàng dễ vỡ: Ghi bằng tiếng Anh như “Fragile” hoặc “Handle with care” để các bên xử lý cẩn thận hơn.
Mẫu packing list đơn giản (Tham khảo)
| Tên hàng hóa | Số lượng | Đơn vị | Trọng lượng (kg) | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Áo sơ mi nam | 20 | cái | 5 |
| 2 | Giày sneaker nữ | 10 | đôi | 7 |
| 3 | Bộ mỹ phẩm skincare | 5 | bộ | 3 |
Thông tin người gửi, người nhận, ngày gửi, số kiện cũng cần bổ sung phía trên bảng.
Dịch vụ hỗ trợ packing list tại các đơn vị vận chuyển
Nếu bạn cảm thấy việc lập packing list phức tạp hoặc không có mẫu chuẩn, hiện nay nhiều đơn vị gửi hàng quốc tế như Bamboo Express có hỗ trợ tạo packing list miễn phí cho khách. Bạn chỉ cần liệt kê sản phẩm, số lượng – đội ngũ khai báo sẽ xử lý từ A–Z giúp bạn an tâm gửi hàng.
Kết luận
Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu rõ hơn packing list là gì, nó quan trọng ra sao và cách chuẩn bị sao cho chuẩn chỉnh. Dù bạn là chủ shop đang kinh doanh online, hay chỉ gửi hàng cho người thân, việc có packing list rõ ràng sẽ giúp hàng hóa được vận chuyển an toàn, nhanh chóng và không bị trễ vì thủ tục.
Nếu bạn đang có nhu cầu gửi hàng đi Úc, Mỹ, Canada,… hãy ưu tiên đơn vị có hỗ trợ khai báo và chuẩn hóa chứng từ – để tránh rắc rối không đáng có trong quá trình vận chuyển.
Tác giả
Mình đang làm trong lĩnh vực xuất nhập khẩu tại Bamboo Pacific Express – đơn vị chuyên gửi hàng đi Mỹ, Úc, Canada, châu Âu.
Nhận gửi hàng cho cả khách lẻ và khách số lượng lớn, hỗ trợ từ A-Z: đóng gói, khai hải quan, vận chuyển nhanh chóng. Đồng hành cùng shop và doanh nghiệp mở rộng giao thương quốc tế với chi phí tối ưu, an toàn và uy tín.